21. Mai 2016
1. Grundlagen der Finanzarbeit
Abgabenordnung (AO) im Bundesgesetzblatt vom 16. 03. 1976, S. 613 ff;
Steuergesetzgebung und finanzrechtliche Bestimmungen der BRD und des Sächsischen Staatsministeriums der Finanzen (Vereine und Steuern)
Satzung des VVN-BdA e.V im Freistaat Sachsen
2. Grundsätze der Verantwortlichkeit für die Finanzarbeit
2.1 Die Finanzarbeit des Landesvorstandes und der Kreis- und Stadtverbände sowie gegebenenfalls der Ortsverbände und Basisgruppen (im folgenden Struktureinheiten) ist auf die Erfüllung des steuerbegünstigten Zwecks, die Erhaltung der Gemeinnützigkeit und die Einhaltung der zutreffenden finanzrechtlichen Bestimmungen zu richten. Die Finanzmittel der Vereinigung dürfen nur für satzungsgemäße Zwecke Verwendung finden.
2.2 Der Einsatz der Mittel hat zweckgebunden und nach dem Prinzip äußerster Sparsamkeit zu erfolgen.
2.3 Die Verwendung der Mittel für das Geschäftsjahr erfolgt auf der Grundlage des beschlossenen Finanzplanes. Das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Begründete Ausgaben außerhalb dieses Planes sind vorher vom Landesvorstand zu beschließen.
2.4 Der Landesvorstand trägt die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der finanzrechtlichen Bestimmungen des Verbandes als nichtwirtschaftliche Organisation (§ 21 BGB).
2.5 Vertretungsberechtigt im Rechtsverkehr entsprechend § 26 BGB sind die vom Amtsgericht beglaubigten Mitglieder des Landesvorstandes.
2.6 Die Verantwortung auf dem Gebiet der Finanzen trägt der Schatzmeister des Landesverbandes. In Abstimmung mit ihm kann der Landesgeschäftsführer Absprachen mit dem Finanzamt, der Bank/Sparkasse, dem Steuerbüro und anderen Geschäftspartnern führen.
2.7 In den Struktureinheiten tragen die Vorsitzenden die Verantwortung für die Finanzarbeit.
2.8 Die Beauftragten des Landesvorstandes unterstützen und kontrollieren die Finanzarbeit der Struktureinheiten.
3. Finanzplanung und Kassenführung
3.1 Finanzplanung
3.1.1 Die Finanzplanung erfolgt auf der Grundlage der Einnahmen und Ausgaben des Verbandes.
3.1.2 Die Struktureinheiten haben ihre Finanzberichte für das abgelaufene Jahr sowie die Finanzpläne für das neue Jahr bis zum 31. Januar in der Geschäftsstelle einzureichen. Grundlage dafür sind die durch die Geschäftsstelle für das jeweilige Jahr übermittelten Formblätter. Der letzte Kontoauszug des Jahres ist beizufügen.
3.1.3 Die Beratung und Bestätigung der Finanzberichte und der Finanzpläne des Landesverbandes sowie der Struktureinheiten erfolgt im März des neuen Kalenderjahres auf einer Sitzung des Landesvorstandes.
3.1.4 Die Aufstellung des Finanzplanes erfolgt – im Landesvorstand durch den Schatzmeister in Zusammenarbeit mit dem Sprecherrat; – in den Struktureinheiten durch deren Vorsitzenden in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Schatzmeistern bzw. Kassierern.
3.2 Mittel des Verbandes
3.2.1 Mittel des Verbandes sind alle Bargeldbestände, Kontoguthaben, Geräte und Ausstattungsgegenstände (Inventar), die dem VVN-BdA Sachsen gehören.
3,2.2 Diese Mittel sind vollständig zu erfassen.
3.2.3 Projektbezogene Fördermittel sind in die Finanzpläne aufzunehmen und getrennt auszuweisen.
3.2.4 Zur Erfüllung satzungsgemäßer Aufgaben können Aufwandsentschädigungen gezahlt werden. Die Höhe ist im Einzelfall in Abhängigkeit von den finanziellen Möglichkeiten des Landesverbandes und unter Einbeziehung der Struktureinheiten durch den Landesvorstand zu entscheiden.
3.2.5 Zur Finanzierung von satzungsgemäßen Aufgaben können der Landesvorstand sowie die Vorstände/Vorsitzenden der Struktureinheiten Spenden entgegennehmen.
3.2.6 Spenden an den Landesvorstand und an die Struktureinheiten müssen als Einnahmen gebucht werden. Die jeweiligen Vorstände beschließen über deren Verwendung im jeweiligen Verantwortungsbereich. Dieser Beschluss ist in einem Protokoll nachzuweisen.
3.2.7 Die Ausstellung von Spendenbescheinigungen für die Steuererklärung erfolgt durch den Schatzmeister oder durch einen von ihm Beauftragten. Dazu sind durch die Struktureinheiten die erforderlichen Informationen bereitzustellen.
4. Rechnungslegung und Nachweisführung
Der Landesvorstand und die Struktureinheiten haben durch ein Kassenbuch und ordnungsgemäße Belegführung über Einnahmen und Ausgaben des Vermögens (einschließ-lich des Inventars) den Nachweis zu erbringen, dass die Geschäftsführung der Finanzordnung entspricht und satzungsgemäß ist.
4.1 Grundsätze der Buch- und Kassenführung:
4.1.1 Die Aufzeichnungen haben wahrheitsgemäß, vollständig und zeitnah zu erfolgen.
4.1.2 Die Einnahmen und Ausgaben sind ausreichend zu erläutern.
4.2 Kassenführung
4.2.1 In der Landesgeschäftsstelle ist in Verantwortung des Schatzmeisters eine Kasse mit Kassenbuch für den Barzahlungsverkehr zu führen. Barauszahlungen erfolgen ausschließlich auf Anweisung eines Zeichnungsberechtigten.
4.2.2 Der Barbestand für die Landesgeschäftsstelle sollte 300,00 € nicht überschreiten.
4.2.3 Die Kasse kann im Auftrag des Schatzmeisters durch von ihm beauftragte Personen geführt werden.
4.2.4 Die Aufbewahrung der Mittel hat in einer verschlossenen Kassette zu erfolgen.
4.2.5 In den Struktureinheiten kann eine Handkasse geführt werden, deren Sicherheit zu gewährleisten ist. Der Barbestand sollte im Normalfall 150,00 € nicht überschreiten. Entsprechende Entscheidungen treffen die Vorstände.
4.3 Nachweisführung
4.3.1 Der Schatzmeister des Landesvorstandes sowie die Schatzmeister bzw. Kassierer der Struktureinheiten tragen die Verantwortung für die ordnungsgemäße Nachweisführung.
4.3.2 Zur ordnungsgemäßen Nachweisführung gehören: – die Kassenbelege für den Zahlungsverkehr, – das Kassenbuch zur Erfassung der Ein- und Ausgaben, – die Kontoauszüge der kontoführenden Bank bzw. Sparkasse – die Finanzberichte, -analysen.
5. Reise- und Fahrtkosten
5.1 Eine Reisekostenerstattung kann an Mitglieder des Verbandes gewährt werden, wenn die Reise im Auftrage des Landesvorstandes bzw. der Vorstände der Struktureinheiten erfolgte und ihr ein diesbezüglicher Beschluss zugrunde liegt, (z. B. Teilnahme an Tagungen, Kongressen, Konferenzen u.a. im In- und Ausland). In dringenden Fällen entscheidet der 1. Sprecher bzw. der Vorsitzende der Struktureinheit.
5.2 Erstattungsfähige Ausgaben sind Fahrtkosten, Konferenzgebühren bzw. anderweitige Tagungsgebühren und Parkkosten.
5.3 Die Reisekostenerstattung erfolgt durch die jeweilige die Reise veranlassende Organisationseinheit (Struktureinheit). Im Ausnahmefall kann ein Antrag auf einen Reisekostenzuschuss an den Landesvorstand gestellt werden.
5.4 Die Fahrtkostenerstattung erfolgt ausschließlich anhand von Einzelnachweisen (Fahrkarten usw.). Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden nur für die 2. Klasse erstattet. Ein finanzieller Zuschuss für den Kauf einer Bahn-Card bzw. Monats- oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel können Mitglieder des Landesvorstandes erhalten, wenn der Nachweis geführt wird, dass dadurch Fahrtkosten eingespart werden. Die Struktureinheiten treffen eigene Festlegungen.
5.5 Bei Fahrten mit einem privaten PKW wird bis auf weiteres eine Kilometerpauschale von 0,20 € pro gefahrenem Kilometer gewährt. Für jede mitgenommene Person werden zusätzlich 0,02 € gezahlt. Die Fahrtkosten mit dem privaten PKW werden erstattet, wenn für die Fahrt die Zustimmung des Landesgeschäftsführers, eines Mitgliedes des Sprecherrates oder des Vorsitzenden bzw. Stellvertreters der Struktureinheiten vorliegt. Die Benutzung des Privat-PKW für Fahrten zu Beratungen des Landesvorstandes bzw. anderen Veranstaltungen erfolgt ausschließlich in Eigenverantwortung des Nutzers. Der VVN-BdA übernimmt keine Kosten für Bußgelder sowie Schäden jeglicher Art.
6. Kontoeröffnung, Zeichnungs-, Anweisungs- und Verfügungsberechtigung
6.1 Kontoeröffnung Der Landesvorstand sowie die Struktureinheiten führen ein Vereinskonto, über das die Finanzgeschäfte abgewickelt werden. Das Konto ist durch die vom Amtsgericht bestätigten Vorstandsmitglieder zu eröffnen.
6.2 Zeichnungs- bzw. Anweisungsberechtigung Anweisungsberechtigt zur Durchführung des Zahlungsverkehrs im VVN-BdA sind festgelegte Mitglieder des Sprecherrates, der Landesgeschäftsführer sowie der Schatzmeister. Die Entscheidung über die zeichnungsberechtigten Mitglieder des Sprecherrates trifft der Landesvorstand. Die Zeichnungsberechtigten in den Struktureinheiten werden durch Beschluss des Vorstandes festgelegt.
6.3 Verfügungsberechtigung
6.3.1 Für die Tätigung von nicht im Finanzplan enthaltenen Ausgaben bis 500,00 € sind in Absprache mit dem Schatzmeister die festgelegten Mitglieder des Sprecherrates oder der Landesgeschäftsführer berechtigt.
6.3.2 Ausgaben von über 500,00 € sind nur durch den Landesvorstand zu tätigen. Diese Ausgaben sind im Regelfallvor ihrer Verfügung im Sprecherrat mit anschließender Beratung im Landesvorstand abzustimmen. Sollte das im Ausnahmefall nicht möglich sein, ist in der nächsten Sitzung des Sprecherrates und des Landesvorstandes die Abstimmung nachzuholen.
6.3.3 In den Struktureinheiten sind analoge Beschlüsse zu fassen.
7. Aufbewahrungsfristen
Beim Landesvorstand sowie den Struktureinheiten sind aufzubewahren:
7.1 Kassenbücher, Berichte, Bilanzen, Beschlüsse und andere Unterlagen mindestens zehn Jahre.
7.2 Geschäftsbriefe, Rechnungen und andere Belege über Einnahmen und Ausgaben mindestens sechs Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in welchem die jeweilige Unterlage zuletzt bearbeitet wurde.
8. Schlussbestimmungen
Die Finanzordnung tritt mit Wirkung vom 24. April 2016 in Kraft.
